Blog

Las 42 cosas que hay que hacer bien (para dirigir bien un proyecto)

Por Jorge Lago Cordero

Una de las principales preocupaciones de cualquier profesional a la hora de desempeñar un rol es conocer el alcance de su responsabilidad. Sin ese conocimiento, el profesional se encuentra indefenso ante exigencias imprevistas que puedan llegarle de sus superiores jerárquicos, de sus clientes o de su equipo de trabajo.

Esta necesidad es especialmente relevante en el caso de los directores de proyecto, puesto que ellos, por definición, se comprometen a realizar los trabajos necesarios para que el proyecto, del que son responsables, cumpla sus objetivos. Sin embargo, esto puede llevar a una interpretación errónea del papel del director de proyecto y de sus obligaciones. ¿Dónde está, pues, el límite? ¿Pueden los clientes definir de forma discrecional qué trabajos debe incluir el director de proyecto entre sus tareas? ¿Puede hacerlo el propio director de proyecto? Las metodologías de dirección de proyectos, tales como la desarrollada por el Project Management Institute y recogida en el Project Management Body Of Knowledge (PMBOK®) sirven al director de proyecto, entre otras cosas, a entender claramente su función dentro de un proyecto.

El Project Management Institute (PMI) es una organización fundada en los EEUU en 1969 con el objetivo de promocionar la profesión del director de proyectos. Para ello, el PMI trabaja en el establecimiento de estándares relacionados con la dirección de proyectos y ha compilado una metodología con la ayuda de directores de proyecto de todo el mundo (recogida en el PMBOK) para guiar a los directores de proyectos en su trabajo. Esta metodología ofrece a los responsables de proyecto recomendaciones y buenas prácticas de aplicación a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Sin embargo, a mi juicio, una de las principales herramientas que la metodología PMI pone al servicio del director de proyecto, no se puede encontrar entre las técnicas y buenas prácticas que la metodología recomienda. Esa herramienta surge del listado que el PMBOK ofrece conteniendo todos los procesos que son propios del trabajo de gestión de proyectos. Con este listado, que consta de 42 procesos, distribuidos en cinco grupos que abarcan nueve áreas de conocimiento, el PMI está estableciendo implícitamente el marco de acción del rol del director de proyecto. De modo que lo que se encuentra en ese marco es responsabilidad del director de proyecto, y lo que no está ahí incluido no es parte de su cometido.
 

Grupo de procesos y áreas de conocimiento en los que se dividen los 42 procesos para la gestión de proyectos.

Esos procesos representan las 42 cosas que hay que hacer bien para dirigir bien un proyecto

¿No hay más que esos 42 procesos? Nada más. Y nada menos.

Y ahora la pregunta ¿42 procesos es mucho o es poco? Bueno, no es poco. Y el trabajo que debe hacerse para ejecutarlos adecuadamente no es tarea fácil. Y sin embargo no es mucho. Pues el hecho de que sean un número finito significa que la responsabilidad del director de proyecto también es finita y por tanto está perfectamente acotada.

Si es usted director de proyectos, directivo de su compañía, o gerente de un departamento, y quiere conocer, sin duda alguna, qué debe hacerse para dirigir bien un proyecto, le animo a que estudie con detenimiento estos 42 procesos. Nada más. El esfuerzo valdrá la pena. Sólo es necesario ejecutarlos bien para gestionar cualquier proyecto de forma excelente, ser más eficiente en el uso de los recursos, mejorar el cumplimiento de plazos y producir entregables de mayor calidad. Nada menos.

Jorge Lago Cordero es el responsable de la línea de servicio de Gestión de Proyectos, dentro del área de Consultoría de Negocio de Tecnocom y dirige los cursos de formación en metodología de gestión de proyectos que Tecnocom imparte para sus clientes desde el año 2008.

¿Mejora de la productividad?

Escrito por José Antonio Ortega, Director de Soluciones para la Gestión de Aplicaciones de Tecnocom

Recientemente, he tenido oportunidad de viajar para realizar acciones comerciales en clientes internacionales. El perfil de las personas que veo son CIO's de grandes empresas, normalmente de entidades financieras. En uno de estos viajes, un cliente me pidió que le explicase en términos "humanos" que significaba eso de la mejora de la productividad.

En mucho casos hablar de procesos puede parecer que estamos hablando de lo divino y lo humano, sin entender la trascendencia que pueden conllevar para las actividades de desarrollo.

Vamos a ver algunas preguntas cuya respuesta permitirían claras mejoras de la productividad

  • ¿Cómo reducir el volumen de correctivo? : si somos capaces de reducir el volumen de errores en el software desarrollado, podremos dedicar más esfuerzo a evolutivo o reducir carga.
  • ¿Cómo reducir esfuerzo a soporte a usuarios?: aunque parezca raro, la atención funcional a usuarios suele consumir bastante esfuerzo y de recursos funcionales caros, que podrían dedicarse a funciones de mucho más valor.
  • ¿Cómo asegurar un mayor nivel de éxito en la planificación de los entregables?

Basado en mi experiencia , pongo a continuación algunos ejemplos de proyectos de mejora que hemos puesto en marcha en algunos de nuestros clientes:

Gestión de Incidentes del Servicio:

Analizando periódicamente, aquellos incidentes en la prestación del servicio que más veces se han repetido o que han tenido un impacto más desfavorable en la prestación del mismo. Fruto de este análisis se pueden proponer una estructura de acciones priorizada y orientadas a la búsqueda de la optimización de los esfuerzos de los profesionales.

Una vez que podamos disponer de indicadores fiables como, dedicación del personal, tiempos de resolución, diagnósticos más frecuentes etc... se pueden usar modelos estádisticos sencillos pero eficaces, como la ley de pareto o diagramas de control, que nos permitan de manera gráfica analizar el comportamiento de tendencias de la información que estamos analizando.
 

En este ejemplo de uso un diagrama de control, que está orientado para usar con valores medios, podemos por ejemplo pensar en la reducción de los tiempos medios en la resolución de los correctivos, analizando los valores que están fueran de rango. En alguna otra entrada pondré algún ejemplo práctico.
 
Gestión de Problemas de las aplicaciones

Analizando periódicamente, aquellos problemas que se han producido con mayor frecuencia o aquellos cuyo impacto ha sido más negativo en las aplicaciones. Como en el caso de la Gestión de Incidencias del Servicio, se puede proceder a formular un conjunto de acciones para la eliminación de los problemas objeto del análisis, de manera que se tomen las acciones oportunas tendentes a eliminar las causas origen de los mismos, mejorando, consecuentemente el servicio y disminuyendo la necesidad de recursos a dedicar a la actividad.

Mejora de la estructura de las aplicaciones
De manera periódica, realizar un análisis de situación de las aplicaciones, con un conjunto de acciones propuestas para mejorar la situación estructural de dicho activo software. La mejora estructural de las aplicaciones tiene una alta incidencia en la reducción de costes de mantenimiento.

Estudios de esfuerzo de mantenimiento
Junto al ejercicio anterior, se puede plantear otra tarea que consistirá en analizar el esfuerzo requerido para todas las actividades de mantenimiento pero analizando las aplicaciones en su vertiente de valor a negocio. En vistas de todas las actividades de mejora realizadas o las planificadas, fijar objetivos de mejora en la dedicación a actividades.

Análisis del soporte a usuarios
Realizado en un período: realizar un análisis de la tipología de soporte que se está realizando, de tal modo que a través de un análisis de tendencias se puedan concluir planes de acción para reducir el volumen de soporte.


Conclusión
Estos análisis que pueden parecer obvios, no los son, cuando nos llevamos la sopresa de que, tanto en las organizaciones de desarrollo de clientes como proveedores de outsourcing, no se mide la información relevante para poder llevar a cabo los análisis para llevar a cabo acciones de mejora.

Bienvenidos a Tecnocom Blog

Bienvenidos a Tecnocom Blog. Con esta primera entrada comenzamos nuestra andadura en la blogosfera. Tecnocom Blog es el blog corporativo de la compañía Tecnocom, una de las cinco primeras empresas del sector de la tecnología de la información en España. Pero en este blog no queremos hablar de nosotros solamente, sino de todo lo relevante en nuestro sector y que puede interesar a nuestros clientes, proveedores y a todos los profesionales del sector TIC.

Este blog no tiene un unico autor, aquí diferentes profesionales de Tecnocom, expertos en diferentes áreas aportarán su conocimiento y experiencia para compartirlo con toda la blogosfera.

— 20 Resultados por página
Mostrando el intervalo 21 - 23 de 23 resultados.